Najłatwiej zinwentaryzować to, co można po prostu policzyć. Sto krzeseł to sto krzeseł, pięć komputerów to pięć komputerów. Znacznie trudniej wygląda sytuacja w firmie transportowej, gospodarstwie rolnym, zakładzie produkcyjnym czy przedsiębiorstwie budowlanym, gdzie część zapasów znajduje się w zbiornikach, silosach, pryzmach albo zasobnikach. Oleju napędowego nie liczy się przecież sztukami, podobnie jak kruszywa, cementu, zboża czy paszy. Trzeba więc zastosować pomiar, przeliczenie albo oszacowanie oparte na określonej metodzie, a potem odpowiednio udokumentować wynik.

Właśnie przy takich składnikach najczęściej powstają różnice pomiędzy ewidencją a stanem rzeczywistym. Nie zawsze oznaczają one kradzież czy błąd księgowy. Część może wynikać z dokładności urządzenia pomiarowego, temperatury, wilgotności, osiadania materiału, sposobu jego składowania albo naturalnych strat powstających podczas przeładunku i użytkowania. Problem pojawia się wtedy, gdy firma nie potrafi wykazać, w jaki sposób określiła stan zapasu i skąd wzięła się różnica. Dlatego przy paliwach i materiałach sypkich dobra dokumentacja jest równie ważna jak sam pomiar.

Dlaczego tutaj się mierzy, a nie liczy?

W przypadku zapasów przechowywanych luzem spis z natury nadal polega na ustaleniu rzeczywistego stanu, ale nie da się tego zrobić poprzez przeliczenie poszczególnych jednostek. Trzeba zastosować metodę odpowiednią do konkretnego rodzaju materiału. Dla paliwa może to być pomiar poziomu cieczy w zbiorniku i przeliczenie go według tabeli pojemnościowej. Dla kruszywa będzie to określenie objętości pryzmy i przeliczenie jej na masę. W silosie z paszą lub zbożem można natomiast posłużyć się pomiarem wysokości materiału i charakterystyką zbiornika.

Najważniejsze jest zachowanie powtarzalności. Jeśli w jednym roku stan paliwa ustalany jest za pomocą sondy zbiornika, a w następnym ktoś ocenia go orientacyjnie na podstawie wskaźnika zamontowanego na zbiorniku, trudno później porównywać wyniki. Metoda powinna być określona wcześniej, a osoby wykonujące pomiar muszą wiedzieć, jak go przeprowadzić. Przy dużych wartościach zapasów warto również wykonywać pomiar więcej niż jeden raz i porównać rezultaty.

Nie chodzi o osiągnięcie laboratoryjnej dokładności tam, gdzie warunki techniczne jej nie umożliwiają. Chodzi o zastosowanie metody racjonalnej, powtarzalnej i możliwej do wyjaśnienia później osobie, która nie uczestniczyła w samym spisie.

Jak zinwentaryzować paliwo w zbiorniku?

Najprostszy przypadek to zbiornik posiadający sprawny system pomiaru poziomu i tabelę pozwalającą przeliczyć wysokość cieczy na objętość. Odczytuje się poziom paliwa, ustala odpowiadającą mu ilość litrów i zapisuje wynik w dokumentacji. W innych przypadkach stosuje się ręczny pomiar poziomu, sondy, wskaźniki elektroniczne albo systemy telemetryczne. Samo urządzenie pomiarowe nie rozwiązuje jednak całego problemu. Trzeba jeszcze sprawdzić, czy wynik odnosi się do rzeczywistej pojemności danego zbiornika i czy zastosowana metoda jest wystarczająco dokładna dla potrzeb firmy.

Przy paliwach znaczenie może mieć również temperatura. Ciecze zmieniają swoją objętość wraz ze zmianą temperatury, dlatego w bardziej wymagających procesach rozliczeniowych stosuje się odpowiednie korekty albo odnosi wyniki do określonych warunków referencyjnych. Nie w każdej małej firmie będzie to konieczne, ale przy dużych zbiornikach nawet niewielka różnica procentowa może oznaczać znaczącą wartość.

Dobrą praktyką jest wykonanie pomiaru w momencie, w którym przez pewien czas nie ma przyjęć ani wydań paliwa. Jeśli w trakcie spisu trwa tankowanie pojazdów, cysterna uzupełnia zbiornik albo pompa pracuje, wynik będzie trudny do obrony. Warto więc ustalić konkretną godzinę odcięcia, zapisać ostatni dokument przyjęcia i rozchodu oraz dopiero wtedy rozpocząć pomiar.

Informacje dotyczące organizacji spisu i rozwiązań wspierających inwentaryzację można znaleźć pod adresem:

https://www.pwsk.pl/inwentaryzacja/

Ubytki naturalne - kiedy różnica nie musi oznaczać niedoboru?

To jeden z najbardziej problematycznych punktów. Jeżeli z ewidencji wynika 12 000 litrów paliwa, a pomiar pokazuje mniej, pierwszą reakcją jest często pytanie: gdzie zniknęła różnica? Tymczasem przy wielu materiałach trzeba brać pod uwagę naturalne zmiany wynikające z właściwości fizycznych i sposobu magazynowania. Paliwa mogą podlegać zmianom objętości, materiały sypkie osiadają, część towaru pozostaje w instalacjach, a przy przeładunku mogą powstawać straty technologiczne.

Nie oznacza to jednak, że każdą różnicę można automatycznie nazwać ubytkiem naturalnym. To właśnie tutaj potrzebna jest największa ostrożność. Firma powinna mieć ustalone zasady rozliczania takich przypadków, wynikające z charakteru materiału, technologii, warunków przechowywania i własnych danych historycznych. Nie ma jednej uniwersalnej wartości procentowej, którą można bezpiecznie zastosować do wszystkich paliw, zbóż, cementu czy kruszyw.

Jeżeli przedsiębiorstwo chce uznawać określone ubytki za naturalne, powinno potrafić wyjaśnić, z czego wynikają i na jakiej podstawie przyjęto ich poziom. Pomocne mogą być dane z wcześniejszych okresów, dokumentacja technologiczna, wyniki pomiarów, specyfikacja zbiorników i warunki magazynowania. Najgorszym rozwiązaniem jest dopisywanie normy dopiero wtedy, gdy po spisie pojawi się brak.

Jak policzyć kruszywo, cement, paszę lub zboże?

Materiały sypkie wymagają innego podejścia niż paliwo, bo ich powierzchnia nie zawsze jest równa, a gęstość może zmieniać się w zależności od wilgotności i stopnia zagęszczenia. W przypadku pryzmy kruszywa najczęściej najpierw określa się jej wymiary i objętość, a następnie przelicza wynik na masę z wykorzystaniem odpowiedniego współczynnika. Im bardziej nieregularna pryzma, tym większe ryzyko błędu przy prostym pomiarze ręcznym.

W większych przedsiębiorstwach stosuje się również pomiary geodezyjne albo skanowanie przestrzenne, które pozwala znacznie dokładniej obliczyć objętość składowanego materiału. Przy dużych placach kruszywowych różnica pomiędzy pomiarem „na oko” a rzeczywistą objętością może być na tyle duża, że zastosowanie dokładniejszej metody szybko się zwraca.

W silosach sytuacja wygląda nieco inaczej. Znając geometrię zbiornika oraz wysokość materiału, można oszacować jego objętość, a następnie masę. Trzeba jednak pamiętać, że zboże czy pasza mogą układać się pod kątem, tworzyć lej albo kopiec i nie zawsze wypełniają zbiornik idealnie równomiernie. Jeżeli wynik ma istotne znaczenie finansowe, pomiar warto wykonać według ustalonej procedury, a nie na podstawie pojedynczego odczytu z jednego punktu.

Kto powinien podpisać protokół pomiaru?

W przypadku zapasów, których stanu nie da się ustalić przez proste liczenie, dokumentacja powinna jasno pokazywać, kto wykonał pomiar, jaką metodę zastosowano i w jakich warunkach. Sam zapis „zbiornik - 8200 litrów” mówi bardzo niewiele. Znacznie lepiej wskazać datę i godzinę pomiaru, oznaczenie zbiornika, odczyt, sposób przeliczenia oraz osoby uczestniczące w czynności.

Jeżeli spis prowadzi komisja inwentaryzacyjna, wynik powinien zostać przez nią odpowiednio udokumentowany. W praktyce przy specjalistycznych materiałach warto zaangażować także osobę, która zna technologię i sposób magazynowania. Księgowość może prawidłowo rozliczyć wynik, ale nie zawsze będzie potrafiła ocenić, czy zastosowany sposób pomiaru pryzmy albo zbiornika jest technicznie właściwy.

Dobrze przygotowany protokół pozwala później odtworzyć cały proces. Jeśli pojawia się znacząca różnica, wiadomo, czy trzeba sprawdzić ewidencję rozchodów, kalibrację urządzenia, sposób przeliczenia czy sam stan fizyczny.

Ewidencja rozchodu paliwa pomaga wyjaśniać różnice

Przy paliwie ogromne znaczenie ma nie tylko spis na koniec okresu, ale także bieżąca ewidencja. Jeżeli firma posiada własny zbiornik i regularnie tankuje maszyny, samochody albo urządzenia, powinna wiedzieć, ile paliwa przyjęto, ile wydano i jaki stan powinien pozostać. Im dokładniej rejestrowany jest rozchód, tym łatwiej później wyjaśnić wynik inwentaryzacji.

Prosty dokument rozchodu może zawierać datę, oznaczenie pojazdu lub maszyny, osobę pobierającą paliwo, ilość wydaną oraz stan licznika lub motogodzin, jeśli firma wykorzystuje takie dane. Nie w każdej organizacji potrzebny będzie identyczny zakres informacji, ale najważniejsze jest zachowanie ciągłości. Jeżeli część tankowań jest rejestrowana, a część odbywa się „na szybko” bez dokumentu, końcowy stan nigdy nie będzie się prawidłowo zgadzał.

Warto również regularnie porównywać stan wynikający z ewidencji ze stanem rzeczywistym, zamiast czekać wyłącznie na roczny spis. Jeżeli różnica narasta stopniowo przez kilka miesięcy, wcześniejsza kontrola daje większą szansę znalezienia przyczyny. Może nią być błąd urządzenia, niewłaściwe przeliczenie, niezaewidencjonowany rozchód albo rzeczywisty niedobór.

Inwentaryzacja paliwa i materiałów sypkich wymaga więc czegoś więcej niż umiejętności policzenia zapasu. Najważniejsze jest połączenie prawidłowego pomiaru z dokumentacją oraz bieżącą ewidencją. Jeżeli firma wie, kiedy dokonano ostatniego przyjęcia, jakie były wszystkie rozchody, w jaki sposób wykonano pomiar i jakie warunki mogą wpływać na wynik, nawet pojawienie się różnicy nie musi oznaczać wielodniowego szukania przyczyny.

Największy błąd polega na pozostawieniu takich materiałów na sam koniec spisu i potraktowaniu ich „orientacyjnie”. Im większa wartość paliwa, kruszywa, paszy czy innych zapasów, tym bardziej opłaca się wcześniej ustalić metodę pomiaru, osoby odpowiedzialne i sposób dokumentowania wyniku. Dzięki temu spis przestaje być próbą oszacowania, ile czego zostało, a staje się procesem, który można odtworzyć i wiarygodnie rozliczyć.

Więcej informacji o rozwiązaniach wspierających inwentaryzację, ewidencję zapasów i organizację spisu można znaleźć na stronie:

https://pwsk.pl/